Politique de confidentialité

0. Contexte de l'opération

Abrasifs JJS Inc. accorde de l'importance au droit à la vie privée de chacun. C'est pourquoi la présente politique de confidentialité, qui vise à assurer la protection de votre intégrité et de votre droit de protéger vos renseignements personnels, a été mise en place. L'objectif de cette politique est de régir l'utilisation et la collecte d'informations sur notre site Web (https://www.jjscanada.ca/) et toute information que vous nous fournissez sur une base volontaire dans le cadre de votre participation à tout service offert par JJS Abrasifs Inc. sous réserve de tout refus que vous pourriez dûment nous exprimer à cet égard.

Pour cette raison, Abrasifs JJS Inc. se conforme diligemment aux exigences du projet de loi 25 et adhère donc aux définitions qui s'y rapportent.

Le terme "incident de confidentialité" est défini comme tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés d'informations personnelles, ainsi que la perte ou toute autre violation d'informations personnelles.

En outre, le terme "informations à caractère personnel" est donc défini comme toute information, seule ou combinée à d'autres informations disponibles, concernant une personne et pouvant être utilisée pour l'identifier, telle que des informations relatives à sa situation financière, à son mode de vie ou à son état de santé.

Toutefois, le nom d'une personne, ainsi que ses coordonnées professionnelles, c'est-à-dire son titre, son adresse, son numéro de téléphone et son adresse électronique professionnelle, ne sont pas des informations personnelles.

Les informations personnelles doivent être protégées quelle que soit la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, audio, visuelle, électronique ou autre.

1. Notre responsabilité

Abrasifs JJS Inc. est responsable de tous les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle, y compris les renseignements personnels qu'elle reçoit directement, par exemple de ses clients et de son personnel.

Abrasifs JJS Inc. adhère aux bonnes pratiques de cybersécurité en menant, de concert avec son partenaire en TI, une stratégie de gestion des risques cybernétiques visant à appliquer une série de mesures d'atténuation des risques pour nos renseignements personnels.

Nous avons également nommé une responsable de la protection de la vie privée, Mme Isabelle Ekani-Onambélé, et avons délégué certaines responsabilités en matière de cybersécurité à notre partenaire en TI dans le cadre d'une offre de services liée au projet de loi 25. L'exécution de cette offre de service assure la protection de la vie privée et des renseignements personnels au nom de JJS Abrasifs Inc. Nous avons également affiché sur notre site Web et/ou informé notre personnel de l'existence de notre politique en matière de cybersécurité. Politique de confidentialité et notre Politiques et pratiques de gouvernance concernant les informations personnelles ainsi que le rôle que chacun doit jouer pour assurer la protection des informations personnelles de nos clients et des membres de notre équipe. Si vous avez des questions sur nos pratiques en matière de protection de la vie privée, n'hésitez pas à contacter notre responsable de la protection de la vie privée à l'adresse suivante ionambele@jjscanada.ca ou 418-836-0557.

2. Finalités de la collecte d'informations personnelles

Informations personnelles concernant les employés et les candidats potentiels à un emploi

Abrasifs JJS Inc. recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels sur les membres de son équipe afin de se conformer aux lois, aux règlements et aux normes professionnelles, de leur fournir des avantages sociaux, d'administrer des outils de gestion du rendement, d'administrer, de gérer, de surveiller et d'appliquer les programmes et les politiques d'Abrasifs JJS Inc. et ses relations avec ses employés et, de façon générale, d'établir, de gérer ou de mettre fin à des relations d'emploi ou d'association.

Abrasifs JJS Inc. peut également recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels sur les personnes qui posent leur candidature à un emploi chez elle. Dans l'éventualité où nous ne serions pas en période d'embauche ou que votre demande d'emploi ne serait pas considérée pour toute autre raison, les renseignements que vous nous aurez transmis seront immédiatement détruits sans même être consultés.

Bien que cela soit inhabituel, les informations personnelles peuvent être collectées à l'insu des personnes concernées, toujours dans la mesure permise par la loi.

Informations personnelles des clients

Abrasifs JJS Inc. recueille, utilise et divulgue la plupart des renseignements personnels de ses clients dans le cadre des services qu'elle leur fournit. Ces renseignements sont recueillis, utilisés et divulgués conformément aux lois et règlements en vigueur au Québec, y compris la Loi 25. Abrasifs JJS Inc. peut également recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels sur des clients actuels ou potentiels à des fins de développement des affaires ou d'amélioration de ses services et procédures.

Les informations personnelles peuvent être collectées à l'insu des personnes concernées ou sans leur consentement explicite, dans la mesure où la loi le permet.

3. Consentement

Abrasifs JJS Inc. s'assure, par la signature d'un demande de consentementLa Commission européenne s'engage à obtenir le consentement explicite des personnes concernées avant de collecter, d'utiliser ou de divulguer des informations personnelles, sauf dans les cas où la loi l'autorise ou l'exige.

En signant le demande de consentementSi un client nous fournit des informations personnelles sur un tiers, il déclare et garantit qu'il a obtenu le consentement du tiers pour nous permettre de collecter, d'utiliser et de divulguer ses informations personnelles de la manière décrite dans l'accord de services.

Les formulaires utilisés pour fournir au personnel d'Abrasifs JJS Inc. des services de ressources humaines précisent les raisons pour lesquelles les informations personnelles sont collectées et à qui elles peuvent être divulguées.

Les candidats potentiels à des postes dans l'entreprise sont également informés des raisons pour lesquelles leurs informations personnelles sont collectées, utilisées et divulguées.

Dans le cadre de l'administration d'un sondage, d'une promotion et/ou d'un concours, Abrasifs JJS Inc. peut utiliser, sous réserve de tout refus exprimé de votre part, les renseignements personnels, tels qu'ils lui seront fournis sur une base volontaire, par l'envoi de message(s) ou suite à la participation à un sondage, une promotion ou un concours. Les renseignements recueillis à cette fin serviront principalement à vous contacter si vous gagnez. Les promotions et/ou concours offerts par Abrasifs JJS Inc. peuvent être soumis à des règles spécifiques qui seront plus amplement décrites dans le cadre du lancement de toute promotion ou concours.

4. Limites de la collecte

Abrasifs JJS Inc. ne recueille, par des moyens légitimes et licites, que les renseignements personnels qu'elle peut raisonnablement juger nécessaires pour respecter ses obligations légales et fournir ses services.

5. Limitation de l'utilisation et de la divulgation

Abrasifs JJS Inc. utilise et divulgue vos renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles elle a obtenu votre consentement, ou tel que permis ou requis par la loi. Si Abrasifs JJS Inc. doit utiliser ou divulguer les renseignements personnels d'une personne à des fins qui n'ont pas été divulguées auparavant, Abrasifs JJS Inc. demandera d'abord le consentement de la personne concernée, à moins que la loi n'exige ou ne permette l'utilisation ou la divulgation des renseignements personnels sans le consentement de la personne.

Nous conservons les informations personnelles aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des objectifs identifiés, sauf si la loi le permet ou l'exige. Tous les dossiers contenant des renseignements personnels sur les employés et les clients d'Abrasifs JJS Inc. sont détruits lorsque ces renseignements ne peuvent plus raisonnablement être considérés comme nécessaires à des fins juridiques, réglementaires ou administratives.

6. Précision

Afin de s'assurer que les renseignements personnels recueillis sont pertinents aux fins pour lesquelles ils sont utilisés, JJS Abrasifs Inc. fait des efforts raisonnables pour maintenir l'intégrité des renseignements personnels des individus et pour les mettre à jour régulièrement.

Les personnes concernées par les informations personnelles collectées doivent contacter le responsable de la protection de la vie privée par écrit pour faire une demande de rectification dans le cas où un changement est nécessaire dans leurs informations personnelles détenues par l'entreprise.

7. La transparence

Abrasifs JJS Inc. peut mettre à la disposition des personnes intéressées qui en font la demande des informations sur ses Politique de confidentialité et  son Politiques et pratiques de gouvernance concernant les informations personnelles. Abrasifs JJS Inc. s'engage également à répondre à toute demande écrite d'information soumise au responsable de la protection de la vie privée concernant les questions liées à ses politiques et pratiques en matière de gestion des informations personnelles.

8. L'accès

Les personnes ont le droit de consulter et d'obtenir une copie des informations personnelles en notre possession. Pour ce faire, elles doivent contacter le responsable de la protection de la vie privée.

Le droit d'accès aux informations personnelles est soumis à certaines restrictions légales, et nous prendrons des mesures raisonnables pour vérifier la pertinence de la demande et l'identité d'une personne avant d'accorder un tel accès.

Dans la plupart des cas, les demandeurs recevront une réponse dans les 30 jours. Si une personne a des préoccupations concernant l'accès, nous l'encourageons à contacter le responsable de la protection de la vie privée à l'adresse suivante ionambele@jjscanada.ca ou 418-836-0557.

9. Plaintes

Nous savons qu'il est important de garantir la protection de la vie privée et des informations personnelles des personnes concernées. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant votre vie privée et vos informations personnelles, et le rôle que nous jouons à cet égard, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée à l'adresse suivante ionambele@jjscanada.ca ou 418-836-0557.

Abrasifs JJS Inc. a mis en place une procédure pour recevoir et traiter les plaintes concernant cette politique et ses pratiques de traitement des renseignements personnels. Toute personne au sujet de laquelle Abrasifs JJS Inc. détient des renseignements personnels peut se plaindre du non-respect de la présente politique. Toute plainte concernant la protection des informations personnelles doit être adressée au responsable de la protection de la vie privée à l'adresse indiquée ci-dessus. Dans la plupart des cas, les demandeurs recevront une réponse dans les 30 jours.

Si une personne n'est pas satisfaite de la réponse d'Abrasifs JJS Inc. à une plainte ou des politiques et pratiques de JJS Abrasifs Inc. concernant le traitement des renseignements personnels, elle peut déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec sur le site Web de la Commission : https://www.cai.gouv.qc.ca/a-propos/nous-joindre/ .

10. Autres documents relatifs au projet de loi 25

Plusieurs autres documents ont été créés conformément aux nouvelles exigences du projet de loi 25. Les documents suivants ont été rédigés en collaboration avec l'équipe de cybersécurité de notre fournisseur informatique :
          - Pratiques et politiques de gouvernance concernant les informations personnelles
                   - Ce document peut être mis à la disposition de toute personne qui en fait la demande, sous réserve d'approbation.
           - Plan d'intervention en cas d'incident lié à la protection de la vie privée
                   - Ce document est disponible sur demande pour tout employé ou partie concernée. 

11. Mises à jour des politiques

La présente politique sera réexaminée tous les trois ans. Elle devra également être mise à jour en cas de modification substantielle de la législation ou des exigences réglementaires.

 

Mise à jour le 1er décembre 2023